Am 25. Mai 2018 wurde das Verfahrensverzeichnis nach § 4 BDSG durch das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ersetzt. Art. 30 Abs. 1 DSGVO entspricht § 4 e Satz 1 BDSG und listet die Angaben auf, die ein Verfahrensverzeichnis enthalten muss:
Jeder Verantwortliche und gegebenenfalls sein Vertreter führen ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten, die ihrer Zuständigkeit unterliegen. Dieses Verzeichnis enthält sämtliche folgenden Angaben:
1. den Namen und die Kontaktdaten des Verantwortlichen und gegebenenfalls des gemeinsam mit ihm Verantwortlichen, des Vertreters des Verantwortlichen sowie eines etwaigen Datenschutzbeauftragten;
2. die Zwecke der Verarbeitung;
3. eine Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten;
4. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, einschließlich Empfänger in Drittländern oder internationalen Organisationen;
5. gegebenenfalls Übermittlungen von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation, einschließlich der Angabe des betreffenden Drittlands oder der betreffenden internationalen Organisation, sowie bei den in Artikel 49 Absatz 1 Unterabsatz 2 genannten Datenübermittlungen die Dokumentierung geeigneter Garantien;
6. wenn möglich, die vorgesehenen Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien;
7. wenn möglich, eine allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Artikel 32 Absatz 1
Neu ist die Verpflichtung, dass seit dem 25. Mai 2018 auch jeder Auftragsverarbeiter nunmehr dazu verpflichtet ist, ein verkürztes Verzeichnis zu führen.
Praxis-Beispiel: Ein Websitebetreiber baut das kostenlose Webanalysetool Google Analytics in seine Seiten ein, um die Besucherströme messen und auswerten zu können. Der Websitebetreiber ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO, das Unternehmen Google der Auftragsverarbeiter.
Eine Ausnahme von dieser Dokumentationspflicht sieht Art. 30 Abs. 5 DSGVO für Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeiter vor.
Ausnahme von dieser Ausnahme:die Verfahren werden nicht nur gelegentlich angewendet.
Folge:
Bei den Grundfunktionen eines Unternehmens (z. B. Finanzbuchhaltung; Personalakten; Kundendatenbanken) bleibt es bei der Verpflichtung zur Führung von Verfahrensverzeichnissen.
Weitere Neuerungen:
Form:
Bußgeld:
